5 Fitur Inventori Yang Tidak Dimiliki QuickBooks Online
(Disclaimer: Ulasan ini dilakukan atas QuickBooks Online versi Global per Maret 2018)
#1 – Tidak adanya fitur backorder tracking. Apabila hanya menjual sesuai jumlah stok yang tersedia, hal ini bukan menjadi masalah. Namun jika melakukan penjualan barang dengan mengandalkan backorder, akan ada kesulitan dalam menggunakan QBO. Di QuickBooks Desktop Premier edition dan Enterprise edition, ada fitur sales order tracking untuk hal ini. Solusi yang tersedia saat ini untuk pengguna QBO adalah menggunakan catatan atau aplikasi terpisah (misalnya Microsoft Excel) untuk memonitor pesanan yang belum terkirim. Solusi lainnya yang dapat dipertimbangkan adalah menggunakan fitur estimate yang tersedia walaupun sudah tidak layak dan sangat rentan terjadi kesalahan apabila pesanan backorder yang harus diproses sudah banyak.
#2 – Tidak bisa melakukan perbaikan perhitungan biaya rata-rata (average cost).
Setiap unit inventori yang dibuat dalam QBO memiliki 2 komponen biaya yang melekat. Komponen biaya pertama terdapat pada data inventori utama, yaitu “Harga Pembelian” seperti pada gambar di bawah ini:
Komponen biaya kedua adalah biaya yang dihitung QBO secara otomatis sebagai “Harga Rata-Rata” seperti pada gambar di bawah ini:
Tidak seperti pada QuickBooks Desktop, QBO tidak memiliki fitur apapun yang tersedia untuk memperbaiki atau mengubah harga rata-rata yang telah dihitung otomatis tersebut.
Dan masalah lainnya akan mengikuti …
#3 – Tidak bisa mencegah kemungkinan jumlah inventori yang menjadi negatif.
Adakalanya pengiriman inventori yang negatif terjadi saat QBO memproses tagihan atau invoice. Apabila hal ini terjadi atau dilakukan berulang kali, harga rata-rata yang terhitung menjadi tidak benar dan laporan perhitungan inventori menjadi tidak bisa diandalkan. QuickBooks Desktop Enterprise edition memiliki fitur pencegah “negative inventory”. Sedangkan Edisi Pro dan Premier, walaupun tidak memiliki fitur yang sama namun memiliki cara untuk memperbaiki biaya rata-rata.
#4 – Tidak bisa menetapkan “Closing Date” pada saat ada “negative inventory”.
Fitur Closing Date yang terdapat pada QuickBooks Desktop dan QBO adalah hal yang sangat berguna, untuk mencegah masukan data baru atau perubahan data setelah periode akuntansi telah lewat. Bila melakukan Closing Date saat ada “negative inventory” walau hanya pada 1 unit barang saja, maka akan muncul pesan : "Sampai saat ini saya belum menemukan solusi yang dapat digunakan untuk memperbaiki masalah ini". Sedangkan pada QuickBooks Desktop, “negative inventory” bukan halangan untuk Closing Date.
#5 – Tidak tersedia kolom kosong untuk informasi tambahan.
QuickBooks Desktop edisi Pro dan Premier memberikan 5 kolom kosong yang dapat kita gunakan untuk membuat catatan sesuai kebutuhan. QuickBooks Desktop Enterprise edition bahkan menyediakan sampai 15 kolom kosong untuk kebutuhan yang sama. Sedangkan QBO menyediakan 0 sampai saat ini, yang menimbulkan kesulitan untuk membuat informasi tambahan seperti warna, berat, ukuran, dan lainnya ketika tipe barang sangat bervariasi.
Kesimpulan dan langkah selanjutnya...
Karena Intuit tidak membuat fitur manajemen inventori yang lengkap untuk QBO, bukan berarti QBO tidak bisa digunakan oleh usaha yang membutuhkan manajemen inventori. Berbagai opsi add-on sebagai penganti atau pelengkap fitur inventori bisa diperoleh dengan menghubungi retailer yang menjual QuickBooks.
