9 Tips Menggunakan Manajemen Inventori di Quickbooks Desktop
Pada artikel sebelumnya kita pernah membahas manajemen inventori di Quickbooks Online. Pada artikel kali ini, kita akan membahas tantangan manajemen inventori yang sering dihadapi oleh Quickbooks Administrator di Quickbooks Desktop. Berikut 9 tips yang dapat dipertimbangkan agar para pengguna Quickbooks di perusahaan kita tidak melakukan tindakan yang berbahaya:
1. Jangan biarkan karyawan untuk membuat “Negative Inventory”
Ketika mencatat atau merevisi suatu transaksi dalam Quickbooks, karyawan dapat dengan tidak sengaja membuat status inventori menjadi negatif. Hal ini yang menjadi salah satu penyebab utama rusaknya file data Quickbooks (QBW) yang digunakan. Karyawan dapat lalai mencatat Item Receipts, atau mencatat tagihan tanpa memastikan “quantity on hand” sebelumnya. Apapun penyebabnya, Quickbooks tidak dapat menghitung rata-rata cost of goods sold (COGS) pada item tersebut ketika terjadi penjualan barang pada saat status persediaan adalah defisit.
Dalam Quickbooks Premier, pastikan pengaturan “if not enough goods to sell” pada posisi “Quantity Available” bukan pada posisi “Quantity on Hand”. Posisi “Quantity Avaiable” adalah hasil perhitungan “Quantity on Hand” dikurangi semua “purchase order” yang telah diterima perusahaan. Kita mungkin memiliki cukup persediaan untuk memenuhi satu pesanan tertentu namun tidak untuk semua pesanan yang masuk. Dengan pengaturan ini, karyawan akan mendapatkan peringatan ketika mencatat pesanan baru yang akan berdampak pada posisi persediaan menjadi defisit. Pengautran ini dapat kita lakukan di Edit > Preferences > Items & Inventory > Company Preferences.
Buatlah suatu kebijakan dimana ketika karyawan mendapat peringatan tersebut, mereka harus segera mengingatkan pihak lainnya untuk menambah persediaan sebelum pesanan diproses. Quickbooks Enterprise bahkan telah menyediakan pengaturan khusus untuk mencegah hal ini. Telah tersedia opsi “Don’t allow negative quantities.” Dengan pengaturan ini, kesalahan dapat dicegah sejak dini.
Namun tetap harus diingat, pengaturan ini belum tentu cocok untuk setiap industri. Apabila kita bergerak di bidang drop shipper, atau perusahaan harus mengirimkan tagihan sebelum inventori dikirimkan, pengaturan ini tidak layak digunakan. Kita sebaiknya tetap menggunakan opsi “Quantity Available” pada posisi minimum. Mencegah defisit inventori sejak dini berarti mencegah kerusakkan data Quickbooks yang kita miliki.
2. Jangan abaikan akses “permission
Pengaturan profil pengguna Quickbooks sebenarnya satu hal yang mudah dilakukan namun seringkali tidak dilakukan oleh Administrator. Masalah ini bahkan sangat sering diabaikan oleh perusahaan yang menggunakan Quickbooks dengan penambahan jumlah lisensi penggunanya secara bertahap. Administrator juga sering dengan sengaja memberikan profil ke semua pengguna “Full Access” ke file QBW yang aktif karena dianggap setiap karyawan mempunyai kebutuhan kerja yang saling beririsan atau “malas” untuk mendefinisikan profil setiap pengguna secara tegas.
Pada QuickBooks Premier, kita dapat menentukan profil pengguna sesuai deskripsi kerjanya seperti Account Receivable, Account Payable, atau lainnya termasuk membatasi akses mereka pada informasi keuangan dan pelaporan.
Pada Quickbooks Enterprise, kita dapat mengatur profil pengguna melalui Company > Set Up Users and Passwords > Set Up Users … Administrator dapat menggunakan User List atau Role List yang lebih terperinci menampilkan batasan wewenang yang diberikan. Quickbooks menyediakan 15 profil yang langsung dapat digunakan secara umum sesuai kondisi dan asumsi cocok dengan semua kondisi perusahaan saat ini. Apabila ada wewenang yang tidak sesuai, kita dapat dengan mudah mengubahnya untuk disesuaikan dengan kebutuhan kita masing-masing.
Sebagai contoh, apabila perusahaan kita punya seorang “warehouse manager” yang bertugas untuk menerima pengembalian barang dari pembeli atau barang yang sudah “expired atau out of date”, dan sekarang kita mengijinkan dia agar dapat membuat “credit memo”. Wewenang ini secrara default tidak diberikan pada profil “Inventory”. Dengan demikian kita dapat menduplikasi profil Inventory tersebut, menambahkan wewenang pembuatan “credit memo” dan selanjutnya menyimpan profil yang baru ini sebagai “Warehouse Mgr”.
3. Atur “Date Lock"
Pengaturan ini biasanya erat kaitannya dengan fungsi Accounting, namun kita juga dapat menggunakannya untuk mencegah karyawan “menyelinap” mencatat transaksi yang lupa dimasukkan sebelum akhir bulan atau mencatat Item Receipts dan Invoice secara awal dengan sengaja. Seringkali mereka tidak menyadari bahwa tindakan tersebut langsung mempengaruhi status persediaan barang!
Administrator dapat mengatur hal ini melalui Edit > Preferences > Accounting > Company Preferences > Set Date/Password.
Setelah sebuah “closing date” ditentukan dengan sebuah password, karyawan hanya dapat melihat transaksi tanpa bisa melakukan perubahan. Karyawan harus mendapat ijin Administrator atau pihak yang mengetahui password untuk melakukan perubahan. Kita dapat mengecualikan batasan transaksi terkait purchase order, sales order, dan estimate (penawaran harga) berhubung tipe transaksi ini sebenarnya tidak terkait proses akuntansi dan tidak mempengaruhi posisi persediaan barang. Melalui prosedur ini, karyawan tetap dapat mencatat purchase order pada periode sebelumnya dan menyelesaikannya dalam periode yang sama.
4. Pantau laporan status persediaan barang secara rutin Kita dapat mendapatkan laporan ini melalui Reports > Inventory > Inventory Stock Status by Item (or Vendor). Laporan ini sangat berguna untuk menampilkan status persediaan barang dengan informasi berikut:
Batas reorder persediaan barang, dan rekomendasi item mana saja yang sudah perlu di-reorder
Dapat mengotomatisasi pembelian barang yang persediaannya sedikit
Informasi jumlah barang (On Hand, Sales Order, Build, Available, dan Purchase Order)
Penjualan barang dalam 7 hari terakhir
Dengan memantau laporan ini secara rutin untuk melihat kurangnya persediaan, mencari kemungkinan adanya kesalahan pencatatan, dan dapat menentukan jumlah barang pada setiap rantai proses yang ada di perusahaan kita.
Dua indikator penting dalam laporan ini adalah pada “On Sales Order” dan “On PO”. Indikator tersebut akan berguna untuk kebutuhan perencanaan (persediaan barang apa yang akan masuk dn keluar). Selain itu kita juga bisa gunaakan lapoaran “Open Purchase Orders” dan “Open Sales Order” sebagai acuan lainnya untuk memastikan ketersediaan inventori tetap relevan dan akurat.
5. Jadwalkan “Cycle Counts” secara rutin
Banyak perusahaan yang dengan tidak sadar melakukan kesalahan karena hanya mengandalkan Physical Inventory Count setiap akhir tahun untuk mengecek tingkat persediaan barang. Aktifitas tersebut hanya cocok untuk mendapatkan nilai keuangan yang tercatat namun tidak termasuk masalah lainnya seperti hilangnya barang di gudang. Ada baiknya kita juga melakukan suatu aktifitas lainnya yang dikenal dengan istilah “Cycle Counts”.
Perusahaan yang sangat bergantung dengan inventori tentunya memiliki item berharga atau penting dalam rantai produksi yang harus tetap terjaga ketersediannya. Sebagai contoh kita menyebut ini sebagai item “A” dan biasanya mencakup sekitar 20% dari daftar inventori yang dimiliki. Selanjutnya ada item “B” yang kurang penting mencakup sekitar 30% namun tetap dibutuhkan dalam rantai produksi. Terakhir ada item “C” yang mencakup sekitar 50% dimana item ini bersifat “slow moving” karena tidak berdamak signifikan terhadap operasional harian perusahaan.
Selama operasional perusahaan berjalan tentunya kita tidak pernah ingin adanya gangguan ketersediaan barang untuk Item A dan B. Dengan demikian kita perlu melakukan suatu tindakan pengecekkan secara terpisah untuk kedua kelompok item tersebut secara rutin. Sebagai contoh, kita melakukan jadwal pengecekan item A setiap bulan, item B setiap kuartal, dan item C setiap semester.
Berikut tahapan yang dapat kita buat di Quickbooks untuk penjadwalan Cycle Count:
Tentukan kelompok item A, B, dan C pada perusahaan berdasarkan tingkat prioritas ketersediannya (hal ini dikenal sebagai Klasifikasi ABC)
Buat sebuaah filed custom pada Item List untuk Cycle Count Schedule
Tentukan klasifikasi A/B/C untuk semua item
Tentukan sebuah jadwal yang diketahui oleh seluruh karyawan
Pada saat kita akan melakukan pengecekkan inventori, buatlah “Physical Inventory Worksheet”
Pada laporan tersebut, sembunyikan bagian “Quantity on Hand”. Tambahkan field Cycle Count dan kemudian filter untuk kelompok klasifikasi item yang akan dihitung
Cek hasilnya dan lakukan penyesuaian sesuai kebutuhan. Apabila kita menemukan adanya perbedaan yang mencolok, coba cek QuickReport item tersebut untuk menentukan kapan kesalahan mungkn terjadi sebelumnya. Kita tidak cukup hanya mengetahui perbedaan angka tersebut tanpa melakukan tindakan karena kemungkinan besar masalah tersebut akan selalu terulang pada setiap siklus.
6. Buat laporan “Unpaid Bill Detail"
Kita mungkin tidak dapat memunculkan semua detail transaksi terkait inventori. Pada saat karyawan kita menerima barang dan memproses Item Receipts, secara keuangan perusahaan sudah menganggapnya sebagai hutang, namun belum bisa diproses pembayarannya sebelum tagihan kita terima. Pada saat tagihan diterima,karyawan kita lainnya mungkin tidak menyadari bahwa sebuah Item Receipt sudah dikeluarkan. Kesalahan akn timbul pada saat karyawan melakukan pencatatan tagihan terhadap akun COGS pada general ledger. Atau bahkan bisa lebih fatal dengan memasukkan semua informasi tagihan sehingga terjadi duplikasi dengan pencatatan Item Receipt yang telah dibuat sebelumnya.
Suatu cara mudah untuk menemukan potensi kesalahan ini adalah dengan menggunakan laporan “Unpaid Bill Detail” melalui Reports > Vendor & Payables. Filter hasil laporan pada Item Receipts dan lihat apakah ada transaksi yang belum diubah menjadi tagihan. Cara ini kita bisa lakukan mengingat Item Receipts tidak muncul pada “payable list".
7. Lakukan “Triple Check” pada saat penerimaan barang
Kayawan yang bertugas dalam pembelian barang mengeluarkan purchase order berdasarkan kebutuhan perusahaan. Karyawan bagian penerimaan barang hanya mengecek apa dan berapa kuantitas/kualitas barang yang diterima berdasarkan dokumen tanda terima. Karyawan bagian keuangan akan menerima tagihan dan melakukan pembayaran sesuai tanda terima. Namun apakah perusahaan dapat memastikan bahwa barang yang diterima sesuai jumlah yang dibutuhkan dengan kesepakatan harga yang telah ada?
Sebaiknya kita juga memiliki karyawan yang memiliki tugas untuk memastikan barang pesanan yang kita terima sesuai dengam barang yang dibutuhkan perusahaan sebelum melakukan pembayaran tagihan. Karyawan ini mungkin salah satu yan bertugas di bagian administrasi atau pihak yang berbeda dari 3 pihak sebelumnya sehingga dapat melakukan pengecekkan barang, kuantitas, dan harga pembelian. Dengan demikian diharapkan kita tidak memasukkan barang yang salah dalam inventori atau membayar harga pesanan barang yang tidak sesuai dengan kesepakatan awal.
8. Hanya gunakan “Items” untuk transaksi pembelian dan penjualan
Quickbooks sengaja telah dibuat untuk tetap fleksibel agar dapat digunakan untuk semua jenis perusahaan. Pada hampir semua proses pencatatan transaksi, kita akan menemukan adanya 2 opsi yaitu Expenses (daftar akun general ledger) dan Items.
Setiap komponen inventori telah terkoneksi pad akun GL mereka masing-masing yaitu sebuah aset inventori, sebuah COGS, dan sebuah akun Income. Dengan demikian ketika kita melihat daftar barang, suatu proses akuntansi telah terbentuk dan setiap kuantitas barang akan langsung berhubungan dengan tingkat persediaan yang dimiliki.
Salah satu laporan invenori yang sangat berguna adalah Inventory Valuation Summary. Laporan ini akan menampilkan nilai aktual inventori untuk setiap barang. Niai total yang ditampilkan harus sama dengan nilai akun Inventory Asset yang ada di Balance Sheet. Apabila setiap transaksi yang kita catat selalu menggunakan opsi Items (bukan Expenses, sesuai penjelasan sebelumnya), hasil yang ditampilkan Inventory Valuation Summary dan akun Inventory Asset akan selalu sama.
Kesalahan yang sering terjadi adalah pada saat karyawan melakukan pencatatan transaksi atau melakukan revisi transaksi langsung ke akun GL dan tidak menggunakan komponen item. Sebagai contoh, karyawan melakukan pencatatan sebuah Bill dan menerima barang secara sekaligus terhadap COGS pada opsi Expenses. Atau kesalahan lainnya akan terjadi ketika karyawan membuat jurnal langsung di akun Inventory Asset untuk melakukan penyesuaian. Kedua contoh pencatatan tersebut memang mengubah Balance Sheet tapi tidak mengubah Inventory Valuation Summary yang sebenarnya menampilkan kondisi aktual persediaan barang. Penggunaan opsi Expenses hanya cocok untuk pencatatan terkait jasa atau biaya keuangan lainnya yang tidak mempengaruhi jumlah persediaan barang. Memang tidak mudah untuk mencegah karyawan melakukan pencatatan menggunakan opsi Expenses dibandingkan Items. Namun kita dapat melakukan pengecekkan secara rutin untuk memantau hal ini dengan cara:
Pilih Reports > Custom Reports > Transaction Detail
Buat “Date Range” menjadi “All”
Tambahkan “Items” pada Display; pilih Sort By “Items”
Filter laporan pada Account dan pilih akun Inventory Asset yang tersedia
Hasil lapoaran akan menampilkan semua transaksi yang tercatat di akun Inventory Asset dengan informasi yang mengkin menampilkan adanya kesalahan pencatatan yang telah dilakukan.
9. Pertimbangkan modul Add-On
Fitur manajemen inventori yang tersedia di Quickbooks mungkin sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi perusahaan saat ini. Apabila kita memiliki kesimpulan tersebut, sudah saatnya kita mempertimbangkan untuk menggunakan Add-On. Saat ini tersedia banyak pilihan modul add-on yang dapat kita gunakan untuk melengkapi atau bahkan mengalihkan sepenuhnya fitur manajemen inventori yang sudah tersedia di Quickbooks. Namun sebaiknya kita tetap memilih modul Add-On yang memang sudah terintegrasi otomatis dengan Quickbooks untuk mengurangi potensi adanya kesalahan apabila kita menggunakan metode impor data secara manual.
Sembilan tips yang telah kami bagikan tidak sepenuhnya dapat mencegah karyawan kita untuk melakukan kesalahan. Namun dengan kita melakukan pencegahan seoptimal mungkin dapat mengurangi risiko kita untuk menghindari rusaknya file QBW.
